Planung

  • In der Planung stehen Bereiche wie Veranstaltungsort, Speisen, Getränke, Personal, Möbel, Geschirr, Leihgeräte, Dekoration, Verbrauchsmaterial, Logistik und Sonstiges wie z.B. Musik und Miete, zur Verfügung.
  • Speisen, Getränke und Inventar werden wie Kundendaten aus der KOST Warenwirtschaft übernommen.
  • Angebote können aus hinterlegten Veranstaltungskatalogen (Bankettmappen) zusammengestellt und so einfach und schnell erzeugt werden.
  • Ein Angebot kann mehrere Varianten enthalten – aus den verschiedenen Varianten kann ein passendes Angebot erstellt werden, das dann vom Kunden beauftragt wird. Der Ausdruck erfolgt über MS Word® – Vorlagen und kann so an jedes Layout angepasst werden.
  • Mit einer Serienkopierfunktion können wiederkehrende Veranstaltungen mit allen darin enthaltenen Informationen einfach organisiert werden.
  • Ein Function Sheet kann aus dem System erstellt werden. Dieses kann individuell gestaltet werden.
  • Pro Veranstaltung können Anforderungslisten für die verschiedenen Abteilungen erzeugt werden.
  • Forecast Berichte können gesplittet auf die einzelnen Bereiche (Speisen, Getränke, usw.) – erstellt werden.
  • Eine Veranstaltung kann durch einen Veranstaltungsablauf in einzelne Veranstaltungsschritte mit Zeit und Ort gegliedert werden.

Informationen

  • Für jede Veranstaltung steht ein Logbuch zur Verfügung, in dem Informationen, Korrespondenz und Aufgaben geführt werden. Die Einträge können mittels Taskplaner an User oder Usergruppen verteilt oder via E-Mail an Verteilergruppen versendet werden.

Kundenverwaltung

  • In der Kundenverwaltung von KOST können Stammdaten, spezifische Informationen zur Rechnungslegung sowie CRM-relevante Daten gespeichert werden.
  • Mit der Funktion „übergeordnete Kunden“ können Kunden gruppiert und verknüpft werden (z.B. Firma – Abteilung – kundenbezogene Ansprechperson).
  • Pro Kunde stehen 15 variable Sales-Kriterien und beliebige Verteilerlisten (Serienbrieffunktionen) zur Verfügung.
  • Abgeschlossene Veranstaltungen werden als Lieferschein in die Kundenverwaltung übergeben. Dort kann aus einem oder aus mehreren Lieferscheinen eine Rechnung erzeugt werden.

Inventarverwaltung

  • Möbel, Geräte, Geschirr und sonstiges Inventar können mit Inventarnummer und zusätzlichen Informationen geführt werden.
  • Wartungszyklen können pro Gerät hinterlegt werden.
  • Bei Veranstaltungen im Catering- und Bankettmodul steht der Technik eine detaillierte Anforderungsliste für die benötigten Geräte zur Verfügung.
  • Sofern Inventarartikel über der Bestandsmenge verplant wurden, wird dies in der Kollisionswarnung angezeigt. In diesem Fall könnte auf Leihgeräte umgestellt werden.