Das KOST Webportal

  • Dieses kommt zum Einsatz, wenn mehrere WEB Anwendungen (Konferenzservice, Webshops, Menüvorbestellungen, Gästebewirtung) betrieben werden.
  • Die Anmeldung erfolgt beim Eintritt in das Portal und ist für die Bereiche gültig, für die der User zugelassen wurde.
  • Die Anmeldung kann über einen in KOST vergebenen Benutzernamen und ein Passwort erfolgen. Wenn die Anmeldung über die Konzernbenutzerberechtigung erfolgen soll, werden Benutzername und Passwort gegen LDAP (Windows© oder Novel©Benutzerverwaltung) authentifiziert.

Die Gästebewirtung

  • Mit der webbasierenden Gästebewirtung können wie mit dem Konferenzservice Aufträge mit den abrechnungsrelevanten Daten erfasst werden – jedoch ohne die Eingabe von Artikeln (z.B. für den Besuch des Betriebsrestaurants).
  • Ein Voucher mit einer eindeutigen Auftragsnummer wird erzeugt. Die Konsumationen werden über die Kassenschnittstelle auf den Auftrag gebucht. Die Abrechnung erfolgt wie beim Konferenzservice.
  • Vom System können Karten für die Teilnehmer codiert werden, die dann bei den Kassen zum Einsatz kommen.

Das Konferenzservice

  • Der angemeldete Kunde kann, sofern mit der Kapazitäts- und Raumreservierung gearbeitet wird, zuerst einen Datumsbereich, Uhrzeit, Betrieb (Standort) und Personenanzahl eingeben, um zu überprüfen, ob ein Service stattfinden kann.
  • Wenn die Prüfung erfolgreich ist, gibt der Benutzer (Besteller) die benötigten Abrechnungsdaten ein. Dazu wählt er den Gastgeber, das Verrechnungselement (Kostenstelle, PSP Element, interner Auftrag mit automatischer Überprüfung auf Gültigkeit) und das Sachkonto (Konto, auf das die Leistung in SAP® verbucht wird) aus.
  • Über das Sachkonto ist in KOST definiert, ob auch externe Teilnehmer an der Veranstaltung teilnehmen können.
  • Die Teilnehmerliste kann direkt in das Web Portal eingegeben oder als MS Excel®-Datei hochgeladen werden.
  • Wenn der Kunde nur eine Zustellung wünscht (ohne Raumreservierung), kann er noch Standort, Gebäude und Raumnummer eingeben.
  • Durch die Wahl des Standortes wird das Angebot des jeweiligen Standortes angezeigt.
  • Nach der Auswahl erhält der Kunde (Besteller) eine Auftragsbestätigung.
  • Die Bestellungen werden in KOST in der Auftragsmaske angezeigt und können dort bearbeitet und gegebenenfalls editiert werden.
  • Verschiedene Berichte stehen zur Verfügung.
  • Bei der Auslieferung wird ein Lieferschein erstellt.
  • Nachbestellungen werden ebenfalls auf den Auftrag gebucht.
  • Bei Abschluss des Auftrags wird ein elektronischer Bewirtungsschein (Gästebewirtungsnachweis) vom System erzeugt; dieser kann mit einem Signatur Pad oder mit Benutzername und Passwort bestätigt werden.
  • Elektronische Bewirtungsscheine können ausgedruckt, automatisch als PDF in einem Verzeichnis gespeichert oder jederzeit direkt mit den Werten aus der Datenbank abgerufen werden.
  • Abrechnungen erfolgen in der KOST Kundenverwaltung. Der Kunde kann über die Web Anwendung alle Aufträge sichten.
  • Die Abrechnungen werden mit allen buchhaltungsrelevanten Informationen an SAP® weiter geleitet.
  • Abrechnungen für den geldwerten Vorteil erfolgen zum SAP® Lohn- und Gehaltskonto der einzelnen Teilnehmer.

Der WEB Shop

  • Im Web Shop können beliebige Angebote veröffentlicht werden.
  • Abteilungen und Kunden können mit entsprechenden Berechtigungen auf dieses Angebot zugreifen und Bestellungen durchführen.
  • Die Abrechnung erfolgt entweder über interne Verrechnung oder auf Lohn und Gehalt

Menüvorbestellung

  • Mit dem webbasierenden Menübestellsystem bietet KOST eine durchgehende Lösung von der Veröffentlichung über die Bestellung und die Nachbearbeitung bis hin zur Ausgabe des Menüangebots.
  • Die Anmeldung des Bestellers erfolgt am PC mittels Benutzername und Passwort (auch LDAP). Auch Lösungen, bei denen die Anmeldung mit der Mitarbeiterkarte an einem Touch-Terminal erfolgt, sind möglich.
  • Menü- und Komponentenwahl stehen zur Verfügung.
  • Bilder, eine genaue Produktbeschreibung, LMIV-Werte sowie Angaben zu Gewicht, Preis etc. können ausgewiesen werden.
  • Bei der Ausgabe können die Bestellungen auf einem Monitor angezeigt und abgearbeitet werden.